دفتر ریاست فنی مهندسی

مدیر دفتر رئیس فنی مهندسی، مشاور رئیس نیز می‌باشد و انجام امور مربوط به دفتر ریاست فنی مهندسی و امور دبیرخانه، هماهنگی و نظارت بر حسن عملکرد واحدهای مرتبط، تنظیم برنامه ملاقات‌های مقام ریاست فنی مهندسی و گزارش مطالب مهم روزانه به ایشان، ابلاغ دستورات به اشخاص، مؤسسات و واحدهای ذیربط، پاسخگویی و راهنمایی مراجعان و هماهنگی برگزاری جلسات هیئت‌رئیسه دانشگاه، انجام مکاتبات ارجاعی، دریافت و ارسال مکاتبات محرمانه بخشی از وظایف این دفتر است.
برخی دیگر از وظایف دفتر ریاست فنی مهندسی به شرح ذیل بوده است:

انجام امور مربوط به دبیرخانه هیئت‌رئیسه و شورای فنی مهندسی و تنظیم خلاصه مذاکرات جلسات و ابلاغ تصمیمات متخذه به واحدهای ذیربط و همچنین سایر وظایفی مانند تهیه پیش‌نویس نامه‌های ریاست، پیگیری و تعقیب دستورات ریاست فنی مهندسی، ابلاغ دستورات به دانشکده‌ها و واحدهای اداری و انجام اقدامات لازم در صورت بروز حوادث و سوانح و اطلاع فوری مراتب به مقامات مسئول و ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های واحدهای تابعه، انجام امور اداری دفتر اعم از مکاتبات، پیگیری کارها، پیگیری بخشنامه‌های امور پرسنلی، نظارت بر ورود محموله‌ها پستی و تقسیم آن، نظارت بر اتوماسیون اداری، نظارت بر دبیرخانه، نظارت بر دفتر رسیدگی به شکایات، نظارت بر دبیرخانه هیات بدوی و انتظامی، نظارت بربخش نامه‌رسانی، پاسخگویی به مراجعین حوزه ریاست، رسیدگی و هماهنگی با دبیرخانه هیات امنا فنی مهندسی، جمع‌آوری و مجلد نمودن صورت‌جلسات هیئت‌رئیسه فنی مهندسی و حفظ آن‌ها برای آیندگان.

بخش‌های مختلف دفتر ریاست

• دفتر هیات امنا
• دفتر رسیدگی به شکایات و تخلفات اداری
• اداره امور دفتری و اسناد

اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی

اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی فنی مهندسی از ادغام دو اداره کل روابط عمومی و اداره کل حوزه ریاست تشکیل شد. این اداره کل از لحاظ ساختار اداری مستقیماً زیر نظر رئیس فنی مهندسی فعالیت دارد و مدیرکل آن نیز مشاور رئیس فنی و مهندسی گلپایگان است..

 وظایف اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی

• تنظیم برنامه‌های مربوط به جلسات، ملاقات‌ها، کنفرانس‌ها، مسافرت‌ها، کنفرانس‌ها و بازدیدهای داخلی و خارجی رئیس فنی مهندسی و تهیه گزارش‌های لازم؛
• دریافت و ثبت مکاتبات و دعوت‌نامه‌ها با عنوان رئیس فنی مهندسی و ارائه آن برای صدور دستور و ارسال آن‌ها برای مسئولان ذیربط؛
• پیگیری لازم در خصوص تهیه و تنظیم اطلاعات، گزارش‌ها و تحلیل‌های لازم در رابطه با موضوعات و دستور جلسات رئیس فنی مهندسی از طریق معاونت‌ها، دانشکده‌ها و واحدهای ذیربط؛
• ابلاغ دستور جلسات، صورت جلسات، یادداشت‌ها و دستورات رئیس فنی مهندسی به مسئولان و واحدهای ذیربط و پیگیری تا حصول نتیجه و ارائه گزارش نتیجه اقدامات انجام شده؛
• تدوین برنامه، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های خبری، رسانه‌ای، تبلیغاتی و انتشاراتی بر اساس ضوابط مربوطه؛
• تایید و نظارت بر انجام هرگونه فعالیت تبلیغاتی محیطی در سطح فنی و مهندسی گلپایگان و فضاهای عمومی آن؛
• تهیه و تدوین اخبار، بیانیه‌ها، آگهی‌ها و پیام‌های خبری فنی مهندسی و اقدام برای نشر و انعکاس آن‌ها در رسانه‌های جمعی؛
• انعکاس و تشریح دیدگاه‌ها، سیاست‌ها، برنامه‌ها، طرح‌ها و فعالیت‌های فنی مهندسی به جامعه؛
• بررسی مطالب انعکاس یافته در رسانه‌های گروهی در خصوص فعالیت‌های فنی مهندسی و پاسخگویی به آن‌ها در صورت ضرورت و اطلاع‌رسانی مستمر به رئیس فنی مهندسی؛
• بررسی دیدگاه‌ها و سنجش افکار عمومی در چهارچوب مأموریت‌ها و وظایف دانشگاه و ارائه نتایج به مسئولان ذیربط؛
• همکاری با معاونت بین‌الملل فنی مهندسی برای برگزاری کنفرانس‌ها، سمینارها، جشنواره‌ها، نمایشگاه‌ها و میهمانی‌های رسمی، مصاحبه‌ها و بازدیدهای مربوط به فنی مهندسی؛
• نظارت تخصصی بر فعالیت‌های روابط عمومی دانشکده‌ها، مؤسسات و مراکز و واحدهای تابعه و وابسته و ایجاد هماهنگی و تعامل بین آن‌ها؛
• برنامه‌ریزی لازم برای تشخیص، جمع‌آوری و نگهداری اسناد و مدارک راکد فنی مهندسی در چهارچوب دستورالعمل‌ها و ضوابط مربوطه؛
• دریافت، ثبت، توزیع و ارسال کلیه نامه‌های وارده و صادره فنی مهندسی؛
• انجام سایر وظایف محوله از سوی رئیس فنی مهندسی.

بخش‌های مختلف معاونت اجرایی

• دبیرخانه هیات بدوی و تجدیدنظر موضوع قانونی رسیدگی به تخلفات اداری و قانون مقررات انتظامی هیات علمی؛
• امور اداری و دبیرخانه مرکزی فنی مهندسی؛
• امور اطلاعات و پاسخگویی به مراجعین.

بخش‌های مختلف معاونت ارتباطات و اطلاع رسانی

• واحد خبر و اطلاع رسانی؛
• واحد آمار، اطلاعات و سایت؛
• واحد انتشارات و تبلیغات؛
• واحد سمعی و بصری.