پیشینه اطلاع رسانی در فنی و مهندسی گلپایگان

فنی و مهندسی گلپایگان دارای اهداف، رسالت، برنامه‌ها و سیاست‌گذاری‌های خاص مدیریتی است و از این رو برای برقراری ارتباط مؤثر، مداوم و کارآمد با مخاطبان خود متناسب بازمان از ابزارهای مختلف برای اطلاع‌رسانی استفاده نموده است. فعالیت‌های روابط عمومی فنی مهندسی را در این زمینه از گذشته تاکنون می‌توان به سه بخش تقسیم کرد:

• اطلاع‌رسانی مکتوب: اخبار فنی و مهندسی گلپایگان در مطبوعات و رسانه‌ها، نشریه، بروشور، کاتالوگ (کتاب شناسان)؛
• اطلاع‌رسانی دیجیتال: پایگاه خبری
• ارتباط با رسانه‌ها.

۱. اطلاع رسانی مکتوب

الف. اخبار فنی و مهندسی گلپایگان در مطبوعات و رسانه‌ها

مجموعه خبرهای مندرج در مطبوعات کثیرالانتشار صبح و عصر کشور و خبرگزاری‌ها که مربوط به فنی و مهندسی گلپایگان می‌باشند به صورت روزانه تهیه و تکثیر و در اختیار هیئت‌رئیسه و مدیران محترم فنی و مهندسی قرار می‌گیرد.

ب. نشریه

در سال ۱۳۹۶ دکتر دارا معظمی ریاست فعلی فنی و مهندسی گلپایگان با تاسیس " اداره انتشارات و روابط دانشگاهی و بین‌المللی " با سرپرستی یکی از استادان موافقت کرد.
وسعت گرفتن سازمان فنی مهندسی و تعداد دانشکده‌ها و مراکز وابسته و همچنین کثرت مقررات و آیین‌نامه‌هایی که برای اداره فنی مهندسی به تصویب شورای فنی مهندسی می‌رسید، بیانگر ضرورت اطلاع‌رسانی مکتوب در این زمینه بوده است.

ج. بروشور

به دستور ریاست فنی مهندسی، دکتر دارا معظمی، مقرر شد بروشوری به دو زبان فارسی و انگلیسی، تهیه و تدوین شود و دربرگیرنده اطلاعات کلی و جامع در خصوص فنی مهندسی باشد که برای آگاهی اجمالی بازدیدکنندگان و میهمانان فنی مهندسی در اختیار آنها قرار گیرد.

د. کاتالوگ

به دستور ریاست فنی مهندسی دکتر دارا معظمی، اداره کل روابط عمومی با تدوین و فراهم‌سازی چاپ مجموعه شناسان فنی و مهندسی گلپایگان، درصدد آن است که فنی مهندسی را به طور دقیق و همه جانبه به استادان، دانشجویان، پژوهشگران، مؤسسات آموزش عالی و دوستداران این مهد کهن‌سال دانش و فرهنگ معرفی کند و از این رهگذر، پویایی و صیانت علمی آن را به نحوی کاملاً" گویا و آشکار مطرح نماید و امکان مقایسه کمی و کیفی فعالیت‌های کنونی را با ادوار پیشین برای محققان فراهم سازد.

۲. اطلاع رسانی دیجیتال

الف. پایگاه خبری
گسترش اینترنت در عصر کنونی و قابلیت‌های بسیار زیادی که این شبکه می‌تواند در اختیار افراد و سازمان‌ها در امر اطلاع‌رسانی و ارتباطات قرار دهد اداره کل روابط عمومی را بر آن داشت که با ایجاد واحد ارتباطات رایانه‌ای و با همکاری فنی مرکز انفورماتیک فنی و مهندسی گلپایگان به ایجاد پایگاهی خبری برای اطلاع رسانی اقدام نماید. لذا اخبار و اطلاعات از تاریخ بهمن ماه ۱۳۹۶ بر روی این پایگاه خبری قرار گرفت.

۳.ارتباط با رسانه‌ها

ارتباط با رسانه‌ها اعم از رسانه‌های مکتوب٬ دیداری و شنیداری و مجازی در ارتباطات برون سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در واقع نمود بیرونی فعالیت‌های یک سازمان از طریق این نوع ارتباطات ممکن می‌شود. فعالیت‌های اداره کل روابط عمومی فنی و مهندسی گلپایگان در این بخش عبارتند از:

1. برگزاری جلسات مداوم با اصحاب رسانه‌ها و جراید؛
2. تهیه و تنظیم اخبار فنی مهندسی و ارسال آن به رسانه‌های جمعی (خبرگزاری‌ها، روزنامه‌ها، صدا و سیما و سایت‌های خبری)؛
3. دعوت از رسانه‌های جمعی برای پوشش اخبار فنی مهندسی؛
4. هماهنگی‌های لازم برای حضور خبرنگاران رسانه‌های جمعی در فنی مهندسی جهت تهیه اخبار، گزارش و مصاحبه با استادان و دانشجویان؛
5. تهیه و ارسال جوابیه‌ها به رسانه‌های جمعی در صورت لزوم.

روابط عمومی در فنی و مهندسی گلپایگان

با توجه به مصوبه مورخ سوم اسفند ۱۳۲۸، هیات وزیران به کار بردن نام "اداره تبلیغات" را منحصر به اداره کل انتشارات و تبلیغات نمود؛ از این رو "دایره روابط مطبوعاتی و امور تبلیغاتی" فنی مهندسی به "دایره اطلاعات و مطبوعات" تغییر نام یافت. این واحد در نهایت با عنوان اداره روابط عمومی به کار خود ادامه داد. با گذشت زمان، عنوان اداره روابط عمومی به "اداره کل روابط عمومی" تبدیل شد. اداره کل روابط عمومی از لحاظ ساختار اداری مستقیماً زیر نظر رئیس فنی مهندسی فعالیت می‌کرد و مدیرکل روابط عمومی، مشاور رئیس فنی و مهندسی گلپایگان نیز بود.
این اداره، عضو "شورای سیاست گذاری فناوری اطلاعات فنی و مهندسی گلپایگان" است که ریاست آن را رئیس فنی مهندسی بر عهده دارد و دارای جایگاه مهمی در اتخاذ خط‌مشی‌های لازم در حوزه‌های روابط عمومی، انفورماتیک، کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد و آموزش‌های الکترونیکی است. اعضای شورای سیاست‌گذاری فناوری اطلاعات را معاون آموزشی، معاون پژوهشی، معاونت برنامه‌ریزی و فناوری اطلاعات، معاون اداری و مالی، مدیرکل روابط عمومی، رئیس مرکز انفورماتیک، رئیس کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد و منابع علمی و رئیس مرکز آموزش‌های الکترونیکی فنی و مهندسی گلپایگان تشکیل می‌دهد.

دفتر ریاست فنی مهندسی

مدیر دفتر رئیس فنی مهندسی، مشاور رئیس نیز می‌باشد و انجام امور مربوط به دفتر ریاست فنی مهندسی و امور دبیرخانه، هماهنگی و نظارت بر حسن عملکرد واحدهای مرتبط، تنظیم برنامه ملاقات‌های مقام ریاست فنی مهندسی و گزارش مطالب مهم روزانه به ایشان، ابلاغ دستورات به اشخاص، مؤسسات و واحدهای ذیربط، پاسخگویی و راهنمایی مراجعان و هماهنگی برگزاری جلسات هیئت‌رئیسه دانشگاه، انجام مکاتبات ارجاعی، دریافت و ارسال مکاتبات محرمانه بخشی از وظایف این دفتر است.
برخی دیگر از وظایف دفتر ریاست فنی مهندسی به شرح ذیل بوده است:

انجام امور مربوط به دبیرخانه هیئت‌رئیسه و شورای فنی مهندسی و تنظیم خلاصه مذاکرات جلسات و ابلاغ تصمیمات متخذه به واحدهای ذیربط و همچنین سایر وظایفی مانند تهیه پیش‌نویس نامه‌های ریاست، پیگیری و تعقیب دستورات ریاست فنی مهندسی، ابلاغ دستورات به دانشکده‌ها و واحدهای اداری و انجام اقدامات لازم در صورت بروز حوادث و سوانح و اطلاع فوری مراتب به مقامات مسئول و ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های واحدهای تابعه، انجام امور اداری دفتر اعم از مکاتبات، پیگیری کارها، پیگیری بخشنامه‌های امور پرسنلی، نظارت بر ورود محموله‌ها پستی و تقسیم آن، نظارت بر اتوماسیون اداری، نظارت بر دبیرخانه، نظارت بر دفتر رسیدگی به شکایات، نظارت بر دبیرخانه هیات بدوی و انتظامی، نظارت بربخش نامه‌رسانی، پاسخگویی به مراجعین حوزه ریاست، رسیدگی و هماهنگی با دبیرخانه هیات امنا فنی مهندسی، جمع‌آوری و مجلد نمودن صورت‌جلسات هیئت‌رئیسه فنی مهندسی و حفظ آن‌ها برای آیندگان.

بخش‌های مختلف دفتر ریاست

• دفتر هیات امنا
• دفتر رسیدگی به شکایات و تخلفات اداری
• اداره امور دفتری و اسناد

اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی

اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی فنی مهندسی از ادغام دو اداره کل روابط عمومی و اداره کل حوزه ریاست تشکیل شد. این اداره کل از لحاظ ساختار اداری مستقیماً زیر نظر رئیس فنی مهندسی فعالیت دارد و مدیرکل آن نیز مشاور رئیس فنی و مهندسی گلپایگان است..

 وظایف اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی

• تنظیم برنامه‌های مربوط به جلسات، ملاقات‌ها، کنفرانس‌ها، مسافرت‌ها، کنفرانس‌ها و بازدیدهای داخلی و خارجی رئیس فنی مهندسی و تهیه گزارش‌های لازم؛
• دریافت و ثبت مکاتبات و دعوت‌نامه‌ها با عنوان رئیس فنی مهندسی و ارائه آن برای صدور دستور و ارسال آن‌ها برای مسئولان ذیربط؛
• پیگیری لازم در خصوص تهیه و تنظیم اطلاعات، گزارش‌ها و تحلیل‌های لازم در رابطه با موضوعات و دستور جلسات رئیس فنی مهندسی از طریق معاونت‌ها، دانشکده‌ها و واحدهای ذیربط؛
• ابلاغ دستور جلسات، صورت جلسات، یادداشت‌ها و دستورات رئیس فنی مهندسی به مسئولان و واحدهای ذیربط و پیگیری تا حصول نتیجه و ارائه گزارش نتیجه اقدامات انجام شده؛
• تدوین برنامه، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های خبری، رسانه‌ای، تبلیغاتی و انتشاراتی بر اساس ضوابط مربوطه؛
• تایید و نظارت بر انجام هرگونه فعالیت تبلیغاتی محیطی در سطح فنی و مهندسی گلپایگان و فضاهای عمومی آن؛
• تهیه و تدوین اخبار، بیانیه‌ها، آگهی‌ها و پیام‌های خبری فنی مهندسی و اقدام برای نشر و انعکاس آن‌ها در رسانه‌های جمعی؛
• انعکاس و تشریح دیدگاه‌ها، سیاست‌ها، برنامه‌ها، طرح‌ها و فعالیت‌های فنی مهندسی به جامعه؛
• بررسی مطالب انعکاس یافته در رسانه‌های گروهی در خصوص فعالیت‌های فنی مهندسی و پاسخگویی به آن‌ها در صورت ضرورت و اطلاع‌رسانی مستمر به رئیس فنی مهندسی؛
• بررسی دیدگاه‌ها و سنجش افکار عمومی در چهارچوب مأموریت‌ها و وظایف دانشگاه و ارائه نتایج به مسئولان ذیربط؛
• همکاری با معاونت بین‌الملل فنی مهندسی برای برگزاری کنفرانس‌ها، سمینارها، جشنواره‌ها، نمایشگاه‌ها و میهمانی‌های رسمی، مصاحبه‌ها و بازدیدهای مربوط به فنی مهندسی؛
• نظارت تخصصی بر فعالیت‌های روابط عمومی دانشکده‌ها، مؤسسات و مراکز و واحدهای تابعه و وابسته و ایجاد هماهنگی و تعامل بین آن‌ها؛
• برنامه‌ریزی لازم برای تشخیص، جمع‌آوری و نگهداری اسناد و مدارک راکد فنی مهندسی در چهارچوب دستورالعمل‌ها و ضوابط مربوطه؛
• دریافت، ثبت، توزیع و ارسال کلیه نامه‌های وارده و صادره فنی مهندسی؛
• انجام سایر وظایف محوله از سوی رئیس فنی مهندسی.

بخش‌های مختلف معاونت اجرایی

• دبیرخانه هیات بدوی و تجدیدنظر موضوع قانونی رسیدگی به تخلفات اداری و قانون مقررات انتظامی هیات علمی؛
• امور اداری و دبیرخانه مرکزی فنی مهندسی؛
• امور اطلاعات و پاسخگویی به مراجعین.

بخش‌های مختلف معاونت ارتباطات و اطلاع رسانی

• واحد خبر و اطلاع رسانی؛
• واحد آمار، اطلاعات و سایت؛
• واحد انتشارات و تبلیغات؛
• واحد سمعی و بصری.